Hàm PROPER trong excel – Cấu trúc hàm, ứng dụng

Những hàm văn bản trong Excel giúp cho người dùng xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng. Từ đó giúp quản lý văn bản, thông tin một cách dễ dàng và chính xác. Trong những hàm đó phải kể đến hàm PROPER trong Excel. Tuy là một hàm đơn giản nhưng nó lại thường xuyên được người dùng lựa chọn và sử dụng trong các dữ liệu văn bản của mình.

Để hiểu rõ hơn về hàm này, hãy cùng hamexcel.net tìm hiểu về khái niệm, cấu trúc cũng như các ví dụ ứng dụng của nó nhé.

Hàm PROPER trong Excel là gì?

Hàm PROPER là một trong những hàm xử lý văn bản của Excel. Hàm này hỗ trợ chuyển đổi chữ cái đầu trong một câu, được đặt sau một khoảng trống, dấu trống, thành chữ in hoa. Và chuyển đổi các chữ cái sau của chuỗi thành chữ thường.

Cấu trúc của hàm PROPER trong Excel như thế nào?

• Công thức hàm: =PROPER(text)

Trong đó: tham số text là văn bản, chuỗi văn bản mà bạn muốn chuyển đổi.

Những lưu ý khi sử dụng hàm PROPER trong Excel

• Sử dụng đúng cấu trúc hàm, nếu sai hàm sẽ trả về lỗi NAME?!
• Hàm sử dụng cho dữ liệu văn bản, với những dữ liệu số cần chuyển sang văn bản để áp dụng
• Để tránh lỗi định dạng phông chữ, các dấu trống thừa ở đầu và cuối chuỗi nên được loại bỏ
• Có thể kết hợp với nhiều hàm logic và văn bản để xử lý dữ liệu hiệu quả

Những ví dụ ứng dụng của hàm PROPER trong Excel

Ví dụ 1: Định dạng chuẩn lại danh sách tên

Giả sử bạn có một bảng danh sách họ và tên thành viên. Nhưng định dạng tên không đồng nhất (có tên viết thường, viết hoa, viết sai quy tắc).

Bảng danh sách tên dưới đây:

Để định dạng chuẩn lại các tên trong danh sách, ta cần viết hoa các chữ cái đầu của họ, tên đệm, tên và viết các chữ thường ở đằng sau. Ta sẽ sử dụng hàm PROPER như sau:

• Tại ô B1 nhập công thức: = PROPER(A1) rồi ấn Enter. Sau đó kéo công thức xuống các ô còn lại ta được bảng dữ liệu sau:

Ví dụ 2:  Chỉnh sửa định dạng địa chỉ

Giả sử, trong một bảng danh sách khách hàng, địa chỉ được nhập bởi định dạng chữ không đồng nhất. Cần chỉnh sửa để tạo ra tính nhất quán và dễ đọc hơn.

Ví dụ địa chỉ trong ô B1 là: “123 ĐƯỜNG LÊ LỢI, QUẬN 1”

• Ta sử dụng công thức:  =PROPER(B1)
• Kết quả sẽ là “123 Đường Lê Lợi, Quận 1”. Định dạng này giúp thông tin địa chỉ trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn.

VD3: Chỉnh sửa tiêu đề cho báo cáo

Khi làm báo cáo, bạn cần chắc chắn rằng tất cả các tiêu đề trong báo cáo đều được viết đúng quy tắc. Ví dụ tiêu đề trong ô C1: “BÁO CÁO THÁNG 10”. Ta cần thay đổi định dạng chữ chỉ viết hoa chữ cái đầu để đúng theo yêu cầu. Ta làm như sau:

• Công thức:  =PROPER(C1)
• Kết quả sẽ là “Báo Cáo Tháng 10”, làm cho tiêu đề báo cáo trở nên chuyên nghiệp hơn.

Ví dụ 4: Xử lý dữ liệu nhập từ người dùng website

Bạn có một form đăng ký trực tuyến, nơi người dùng nhập thông nhưng không nhất quán về cách viết.

Ta có bảng dữ liệu sau:

Tại ô C1, ta sử dụng công thức: =PROPER(A1). Sau đó kéo xuống để định dạng lại dữ liệu cột A
Tại ô D1, ta sử dụng công thức: = PROPER(B1). Sau đó kéo xuống để định dạng lại dữ liệu cột B

Ta có bảng kết quả sau:

Ví dụ 5: Kết hợp với dấu &

Bạn cần tạo một câu thông báo từ tên và điểm số của sinh viên.

Giả sử:

• Tên trong ô A1: “nguyễn văn a”
• Điểm trong ô B1: `85`
• Tại ô C1 ta đặt công thức:  =PROPER(A1) & ” đã đạt ” & B1 & ” điểm”
• Kết quả: “Nguyễn Văn A đã đạt 85 điểm”. Sau đó ta kéo công thức tới các ô còn lại để định dạng lại toàn bộ cột C theo thông tin bảng dữ liệu.

Ví dụ 6: Kết hợp với hàm IF

Bạn muốn hiển thị tên của sinh viên chỉ khi điểm số của họ vượt qua điều kiện nhất định.

Giả sử:

• Tên sinh viên trong ô A1: “trần thị b”
• Điểm trong ô B1: 75
• Điều kiện để hiển thị là lớn hơn hoặc bằng 75

Tại ô C1 ta có công thức:  =IF(B1 >= 75, PROPER(A1) & ” đạt yêu cầu”, “Không đạt”)

Kết quả: “Trần Thị B đạt yêu cầu”.

Tổng kết

Hàm PROPER trong Excel giúp người dùng định dạng lại đúng cách trình bày trong bảng dữ liệu văn bản. Điều đó giúp cho người dùng tiết kiệm được thời gian chuyển đổ thủ công. Tối ưu được hiệu suất công việc. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải nắm rõ cấu trúc và các lưu ý của hàm để tránh mắc phải những sai lầm. Hy vọng với thông tin mà hamexcel.net chia sẻ, sẽ cung cấp thông tin đầy đủ cho bạn.